Сделайте опись до передачи
Разделите папки по смыслу: годы, проекты, виды документов или владельцы. Для каждой оцените количество листов и отметьте, какие страницы пропускать нельзя. Если в пачке лежат фотографии, крупные форматы, скреплённые дела и отдельные А4, выделите их по типу: у фото есть своя строка прайса, а прошитые материалы оценивают отдельно. Не снимайте нумерацию, если она нужна для проверки. Простой список даст сотруднику представление об объёме и поможет вам убедиться, что после работы ни одна папка не потерялась. Для архивных дел сохраните отметки на папках, чтобы затем сопоставить файлы с источниками.
Определите структуру цифрового результата
Подумайте, нужны ли отдельные файлы для каждого документа или иной способ группировки. Запишите желаемые названия папок, если от них зависит поиск. Уточните у салона, какие форматы выдачи реально доступны и можно ли сохранить исходный порядок страниц. Не называйте заранее OCR, «поисковый PDF» или автоматические метаданные выполненными услугами: каталог этого не подтверждает. Если сканы будут передаваться в ведомство, получите его требования к файлам до работы. При обсуждении большого объёма полезно согласовать проверку первых документов до продолжения всего архива. Разные даты и типы документов лучше не перемешивать, если дальше потребуется их искать.
Уточните хранение и передачу
Решите, как будете получать результат: по электронной почте или иным согласованным способом. В прайсе отправка скана на email — отдельная позиция, но её применимость к массиву больших файлов требует согласования. Если желаете запись на CD или флешку, это самостоятельная услуга с неопубликованной ценой; сообщите, есть ли собственный носитель. Для личных и важных документов уточните порядок работы с данными непосредственно в салоне. Не отправляйте оригиналы без описи, если потом понадобится восстановить их последовательность. Если доступ к данным ограничен, заранее обсудите допустимый способ передачи результата владельцу.
Согласуйте срок и особые оригиналы
Большой архив нельзя надёжно оценить по фразе «одна папка»: внутри могут быть сотни листов и сложный переплёт. Покажите образец и сообщите общий объём. Для книг, прошитых оригиналов и смешанных форматов стоимость следует уточнять отдельно. Попросите подтвердить ориентир по времени, состав работ и цену до начала сканирования. В локальном перечне конкретный салон для этой услуги не подтверждён, поэтому перед поездкой свяжитесь с выбранной точкой. После выдачи сравните число документов и порядок с исходной описью. Часть листов с оборотами отметьте отдельно: общий подсчёт по лицевым сторонам может быть недостаточным.
Что уточнить перед визитом
- Опись папок и примерный объём
- Отдельно фото, прошитые и нестандартные листы
- Желаемый порядок и формат файлов
- Способ выдачи, срок и выбранный салон
