Выберите версию по содержимому, а не по названию
Названия «финал», «финал-2» и «новый» легко перепутать. Откройте каждый похожий файл и найдите изменение, по которому узнаете нужную редакцию: исправленный заголовок, обновлённую таблицу или добавленную страницу. Дата сохранения помогает ориентироваться, но проверьте и сам текст. Если документ согласовывали несколько человек, определите, какую редакцию утвердили для печати. Сохраните отдельную копию с понятным именем, например «Инструкция_для-печати.pdf». Такое имя — пример организации файлов, а не требование салона к формату. Не удаляйте рабочие исходники: для последующей правки они могут понадобиться.
Пример сообщения для заказа
Предположим, раньше вы отправили файл «Инструкция_черновик.pdf», а теперь исправили заголовок и подготовили окончательную редакцию. Можно написать так: «Для печати используйте только Инструкция_для-печати.pdf из этого сообщения. Он заменяет Инструкция_черновик.pdf. Нужны все 4 страницы, А4, чёрно-белая печать, 2 экземпляра. Подтвердите, пожалуйста, что замена возможна и вы получили нужный файл». Количество страниц и экземпляров здесь условное — укажите свои параметры. Пример не является расчётом цены. Выберите почту нужного салона на странице контактов и согласуйте заказ перед передачей файла.
Если старый файл уже отправлен
Сообщите о замене отдельно, назовите старый и новый файлы и уточните состояние заказа. Не отправляйте несколько вложений без пояснения, какое из них окончательное. Если сотрудник ещё не начал работу, согласуйте использование новой редакции. Если печать уже началась или завершилась, уточните, что можно изменить и как будет рассчитана повторная работа. Не считайте отмену старого задания или бесплатную перепечатку подтверждёнными только потому, что отправили новое сообщение. Для изменения части документа укажите конкретные страницы и согласуйте, нужен ли новый полный комплект.
Проверьте файл после последней правки
Откройте окончательное вложение ещё раз: совпадает ли заголовок, осталась ли нужная таблица, нет ли лишней страницы и читается ли исправленный фрагмент. Если меняли текст, проверьте соседние строки и переносы. Когда исправление должен выполнить салон, опишите старый и новый фрагменты; возможность работы и стоимость согласуйте по файлу. Работа с текстом и распечатка имеют отдельные условия в прайсе. Для сложного макета, высокой заливки или двусторонней печати стоимость нужно согласовать до выполнения. Перед получением результата полезно сравнить первую страницу и исправленное место с выбранной редакцией.
Что уточнить перед визитом
- Открыт и проверен именно окончательный файл
- В сообщении назван единственный файл для печати
- Указано, какую прежнюю редакцию он заменяет, если замена нужна
- Названы нужные страницы, формат, цветность и число экземпляров
- С салоном согласованы замена файла и параметры заказа
